Es cuando el notario da testimonio escrito de que las firmas que aparecen en un documento privado fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes y dando fe del día en que el hecho ocurrió.
El Registro Civil es el instrumento donde se asientan todos los hechos relativos al estado civil, la identidad y la filiación de todos los ciudadanos colombianos.
En el Registro Civil se inscriben los nacimientos, matrimonios, defunciones, separaciones, divorcios, y declaraciones de presunción de muerte, reconocimientos de hijos, adopciones, entre muchos otros actos que afectan el estado civil de las personas.
El Registro Civil es esencial para todos los ciudadanos colombianos, de ahí que, se le reconozcan sus derechos y cumpla deberes en relación con la sociedad y la familia.
Son actuaciones notariales que contienen, hechos y declaraciones realizados en presencia del Notario, perceptible por los sentidos de forma directa en relación con el ejercicio de sus funciones y que no requieren de la formalidad de expedirse por escritura pública.
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